Cómo redactar un buen email y que tu cliente no tenga ganas de tirar a la basura.

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Crear un Email es algo tan sencillo que te preguntarás para qué estoy escribiendo un artículo sobre este tema, ¿no?
No te equivoques el hecho de que sea fácil escribir un Email no implica que este sea efectivo, es más, puedes meter la pata y crear un problema si no comunicas lo que realmente quieres decir.
Son muchas las personas que mandan Emails de una manera automática y sin prestar mucha atención a su contenido.
STOP! Grave error … cuando mandamos un Email no hay vuelta atrás, por eso es tan importante prestar atención a los detalles para dejar un buen sabor de boca en nuestro lector.
¿Cuántas veces has recibido un Email con un párrafo que parecía interminable y has dicho: ufffff, que coñazo? Yo todos los días.
No pasa un día que no reciba estos Emails que hacen que se me pongan los pelos de punta. ¡Qué horror, con la de cosas que tengo que hacer y ahora este Email!
Pues bien, hoy me gustaría hablarte de la redacción del perfecto Email para captar la atención de la persona que lo recibe y no acabes en la bandeja de basura por pesado, o simplemente enviando un mensaje incorrecto y que no ayuda en absoluto a la comunicación con tu Cliente.
Lo primero es lo primero por lo que nunca me cansaré de repertirte que en los formatos Digitales:
Recuerda Las personas escanean, no leen.
¿Y esto qué significa? Pues que no puedes escribir a tu Cliente como si fuera una carta a tu pareja o un escrito formal.
NO. Debes ser mucho más específico y directo además de haber estudiado bien el motivo de esta comunicación.
Por favor, quiero que esto se te grave en tu mente: las personas en los medios digitales escanean, no leen.
Pónselo fácil a tu Cliente. No le des la coña, bastante tiene ya el pobre como para que vengas tu con tus aires de Shakespeare a deleitarlo con tu palabrería.
El Email es la herramienta de comunicación más efectiva y que muchas veces olvidamos cuidar y desarrollar unas buenas prácticas. Los Emails cierran ventas, recuérdalo siempre.
A continuación te detallo una serie de pasos que deberás tener en cuenta en la comunicación digital con tu Cliente. No te saltes ninguno, no son independientes, van unidos.

1.- La educación ante todo

Con educación no me refiero a “Excelentísimo Señor” ni nada por el estilo.
Sencillamente un:
  • Buenos días, Antonio
  • Buenas tardes, Señora Pérez (dependiendo de nuestra cercanía y confianza con esa persona)
  • Estimado/a Juan
  • Hola, Alicia (si ya tienes confianza con esta persona)
Los formalismos estilo “con la presente” ya están pasados de Moda. Ni se te ocurra escribirlos a no ser que tu comunicación esté dirigida a un sector casposo y rancio como es la abogacía o política (amantes de la retórica insulsa y sin contenido).
Habla como una persona del S. XXI no como un caballero de la Corte de Fernando VII.
Ejemplo práctico
Tengo muchos Clientes y Proveedores italianos, y es alucinante el uso excesivo que hacen de formalismos como “gentilissimo”, etc.
Te pongo un ejemplo de un Email que recibí hace 15 días.
Buongiorno, in allegato preventivo richiestoci. (Buenos días, le adjunto el presupuesto solicitado)
In caso di ulteriori delucidazioni, non esiti a contattarci. (En caso de ulteriores dilucidaciones, no dude en contactarnos)
Nell’attesa di suo cortese cenno di riscontro, La ringraziamo e Le porgiamo cordiali saluti. (En espera de su cortés señal de reencuentro, le agradecemos y le mostramos cordiales saludos).
Pero, bueno … ni que fuera el Papa. https://s.w.org/images/core/emoji/2.3/svg/1f609.svg
Hay palabras que son tan arcaicas y pasadas de moda que tuve que buscarlas en el diccionario.
Te recomiendo que escribas como hablas con tu Cliente, ni más ni menos.

2.- La presentación

Si es la primera vez que te pones en contacto con esa persona trata de describir quién eres en una frase breve.
Por ejemplo
Mi nombre es Javier Cordero, soy Consultor de Marketing Online para Pymes y Autónomos.
Nos conocimos en la última edición de la Feria de …
Me dirijo a usted porque estoy muy interesado en colaborar con sus proyectos relacionados con el Marketing Digital …
En caso de que hayas conocido a esa persona en algún lugar o por mediación de un conocido en común menciona ese sitio o persona de tal manera que puedas refrescarle la memoria y fijar tu nombre a su mente.

3.- Lo breve y bueno, 2 veces bueno

Cuando te dirijas a alguien por Email debería tener muy claro el objeto de esa comunicación.
¿Qué quieres conseguir con ese Email?
Recuerda que todos los días recibimos un montón de ellos, de los cuales el 70% muchas veces son SPAM, por lo que enviar un Email por enviar es un estorbo, sinceramente. Estas haciendo perder el tiempo a tu Cliente. No abuses de los Emails.
Dentro de esa comunicación con nuestro Cliente debes poner bien claro el Asunto del Email
Por ejemplo
Asunto: Revisión Tarifa 2014
Asunto: Presupuesto cliente …
Sé conciso, intenta que a esa persona le quede claro el asunto desde el primer vistazo, así podrá tomar la decisión de leerlo urgentemente o dejarlo para otro momento en que esté más tranquilo.
No abuses de la palabra URGENTE.
No caigas en el cuento del lobo y las ovejas. Tanto decía que llegaba el lobo que al final cuando realmente llegó nadie lo creyó.

4.- El Diseño importa

El Diseño si importa y no me refiero a que este sea espectacular sino a que no pongas absolutamente nada en él.
Omite fondos que no sean en blanco, logos inmensos, fotografías a pie de página, etc.; recuerda que es una comunicación escrita y tu único objetivo es mandar un mensaje.

5.- Espaciado y uso de Negritas

Uno de los aspectos fundamentales de un Email es el espaciado.
Para facilitar la lectura del receptor de tu Email haz buen uso de los espaciados. Utiliza frases cortas y espaciadas entre ellas con el único objeto de hacer más agradable la lectura.
A continuación te muestro 2 Emails idénticos con diferentes espaciados:
CASO 1
Durante el día de mañana recibirás en tus instalaciones las mesas que nos pediste hace un par de día. Por favor, presta atención a su embalaje y a los elementos que van suelto en él ya que puede que cuando lo vayáis a desembalar perdáis alguno. Si necesitas que te mande un plano del montaje de las mesas no dudes en pedírmelo. Te lo mandaré lo más urgentemente posible.
CASO 2
Durante el día de mañana recibirás en tus instalaciones las mesas que nos pediste hace un par de días.
Por favor, presta atención a su embalaje y a los elementos que van suelto, no sea que perdáis alguno a la hora de desembalar.
Si necesitas un plano de montaje, no dudes en pedírmelo. Te lo enviaré urgentemente.
¿Ves la diferencia?
El primer párrafo a primera vista ya es un Email duro de roer, mientras que el segundo es mucho más agradable. Si lees uno y otro notarás que el primero mueves la cabeza hacia la izquierda a medida que vas leyendo, en el segundo no ya que son frases más cortas y espaciadas, es mucho menos esfuerzo.
Una vez que has leído ambos ¿con cual puedes repasar las ideas de una manera más fácil y localizable? El segundo, ¿verdad?
Verás que hago uso de Negritas para destacar palabras claves en mi Email. De esta forma facilito a mi cliente detectar los asuntos importantes.

6.- La firma

La firma es la parte final donde pones tus datos de contacto, tu nombre, empresa, etc.
Puedes aprovechar ese lugar para poner algún enlace interesante, por ejemplo a tu Web, página de Facebook, etc. No abuses de ellos. Hazlo de forma estratégica.
Es una magnífica ocasión para promocionar cualquier asunto que creas interesante para tu lector.
Importante La firma es uno de los elementos más importantes de tu email. En esta firma debe aparecer tu PUV o Propuesta Única de Valor, es decir, aquello que te hace diferente a la competencia y por la que tu cliente elige trabajar contigo. Fundamental.

7.- La Ortografía y Gramática

Para terminar muy importante: cuida la ortografía y la gramática.
Una falta de ortografía deja un pésimo sabor de boca y menos ahora, con lo fácil que es pasar el corrector ortográfico mientras escribimos. Darás una imagen de además de inculto, de flojo por no pasar el corrector.
Intenta comunicar tus ideas de una forma sencilla, usa palabras fáciles de entender y comprensibles para el nivel comunicativo del receptor de tu mensaje. No te las des de chico culto, no es el momento.
Fuente: Javier Cordero.

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